So starten Sie mit KI in Ihrem Unternehmen.

Der häufigste Fehler ist, mit der Auswahl eines Tools zu beginnen. Das Unternehmen kauft Lizenzen für Copilot oder ChatGPT, die Mitarbeitenden probieren sie ein paar Wochen aus und kehren dann zu den alten Abläufen zurück. Das Tool hat nichts, womit es arbeiten kann, und kein konkretes Problem zu lösen.

KI ist nur so gut wie die Daten, auf die sie zugreifen kann. Notieren Sie, wo Ihre Daten liegen: CRM, ERP, Buchhaltung, Excel, Netzlaufwerke, E-Mails. Finden Sie heraus, in welchem Zustand sie sind, wer sie pflegt und wo dieselben Daten mehrfach geführt werden.

Fragen Sie dann die Mitarbeitenden in den Abteilungen, wo sie mit Daten Zeit verlieren: was sie von einem System ins andere abtippen, was sie suchen und was sie von Hand zu Berichten zusammenstellen. Typische Antworten: Angebotserstellung, E-Mails sortieren, Excel-Berichte, Kundeninformationen, Rechnungen abtippen.

Notieren Sie zu jeder Aufgabe, wie viel Zeit sie pro Woche kostet, wie viele Personen sie erledigen und in wie vielen Systemen gearbeitet wird. Aufgaben mit hoher Ersparnis und geringer Komplexität sind Ihre Quick Wins. Komplexe Aufgaben, etwa Prognosen oder eigene Anwendungen, heben Sie sich für später auf.

Eine einfache Regel hilft: Je mehr Systeme und je sensibler die Daten, desto höher die Komplexität. Für den ersten Schritt eignen sich Aufgaben in einem oder zwei Systemen ohne personenbezogene Daten am besten.

Ein großer Teil der Einsparungen kommt nicht aus künstlicher Intelligenz, sondern aus ganz normaler Automatisierung: Datenübertragung zwischen Systemen, Benachrichtigungen, Erstellung von Dokumenten aus Vorlagen. Setzen Sie KI dort ein, wo mit Texten und Dokumenten gearbeitet wird oder wo etwas zusammengefasst, ausgelesen oder vorgeschlagen werden muss. Die Ergebnisse der KI sollte immer ein Mensch prüfen.

Wählen Sie rund zehn Workflows und nehmen Sie sich dafür acht Wochen Zeit. Die ersten Workflows sollten schon nach wenigen Tagen laufen, damit das Team ein Ergebnis sieht. Legen Sie für jeden vorab ein Erfolgskriterium fest, meist die eingesparte Zeit. Nach dem Pilot wissen Sie, was funktioniert, und haben Zahlen für die Entscheidung über den weiteren Ausbau.

Wer eine Aufgabe jeden Tag erledigt, weiß am besten, wo das Problem liegt. Wenn Sie diese Personen in Konzeption und Tests einbinden, entspricht die Lösung der tatsächlichen Arbeit und wird auch genutzt. Eine kurze Einschulung und klare Regeln, was die KI darf und was ein Mensch prüft, nehmen die meisten Bedenken.

Die Analyse Ihres Unternehmens (KI-Assessment) kostet bei uns je nach Unternehmensgröße 990 bis 4 490 EUR. Ein einfacher Workflow kostet 990 EUR, ein Standard-Workflow 2 490 EUR. Details finden Sie in unseren Preisen. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, hilft Ihnen das KI-Assessment.